Um dos principais problemas na administração pública de forma geral - e mais acentuada ao nível dos municípios -, é a morosidade e a burocracia nos processos administrativos e de atendimento ao cidadão.

A ampliação de fronteiras para além dos limites tradicionais das organizações tem trazido uma nova e mais forte demanda por flexibilidade, possibilitando o tratamento integrado de organismos de diferentes constituições, arquiteturas e processos operacionais, e dos diferentes sistemas de informações envolvidos. E esta é uma mudança fundamental que temos presenciado, e de peculiar importância em organizações públicas.

Tal mudança traz imensas oportunidades para que saltos significativos possam ser dados na direção de melhores serviços à sociedade, e é nos municípios, por excelência, que se encontra o ambiente em que a maior parte destes serviços pode ser oferecida e onde os maiores impactos poderão ser sentidos.

Em termos dos serviços e processos básicos, os municípios têm a grande vantagem de terem necessidades comuns, o que viabiliza enormemente a possibilidade de compartilhamento de serviços, em que muitos municípios poderão operar com uma mesma infraestrutura de TIC/eGov (Tecnologia de Informação e Comunicação e Governo Eletrônico).

Cremos que, na realidade, somente o compartilhamento de recursos, sistemas e serviços poderá dar condições para que municípios não muito grandes (basicamente com população abaixo de 600.000 habitantes) possam ter um alto nível de serviços de governo eletrônico e de automação de processos de governo.

A atual tecnologia nos governos

Um dos principais obstáculos enfrentados pelas prefeituras no Brasil é a multiplicidade e precariedade de soluções tecnológicas encontradas, quando existentes. Muitas vezes são encontrados múltiplos, desconexos tratamentos para os mesmos problemas, no mesmo organismo, com dispersão de esforços. Em muitas outras situações, as mesmas demandas são tratadas com as mais diversas soluções em organismos relacionados ou de mesma natureza, todas elas incompletas e problemáticas em suas operações.

Como decorrência, as prefeituras, em geral, operam com sistemas que fazem múltiplas interfaces com outros sistemas, com transferências de informações, em diferentes bases e referências, ou então sem qualquer integração. Tornam todo o processo operacional moroso, de alto custo e baixa eficiência, onde informações para gestão são defasadas e não refletem a realidade, o que provoca pouca agilidade na gestão, perda e custos elevados de controle, falta de comunicação e de entendimento.

Investimentos e o papel da TI nos municípios

O governo é um dos campos mais promissores de uso de tecnologia de informação no seu sentido mais amplo, e na direção de um novo conceito de processos inteiros integrados.

Primeiro, pela participação que o setor público tem no produto nacional. No Brasil, atualmente, o setor público consome, direta ou indiretamente, mais de 40% dos recursos totais existentes. Logo, qualquer esforço de racionalização de uso desses recursos e de agilização de processos tem enormes impactos, ainda mais se considerarmos que há uma grande repetição de tipos de processos.

Praticamente todos os municípios operam de forma semelhante, o mesmo ocorrendo com secretarias de Estado de mesma natureza, mas o que se vê é uma proliferação de diferentes formas de trabalhar e de diferentes soluções tecnológicas para suportar os processos envolvidos, em geral de baixo nível.

Reservadas as exceções (alguns municípios sendo, de fato, exemplos de nível mundial), as prefeituras ainda estão muito aquém dos estágios viáveis de serviços de alto impacto, no geral.

Segundo, pelo enorme espaço de oportunidades para projetos de reestruturação baseados em novos modelos organizacionais, mais flexíveis, ágeis e de menores custos operacionais, suportados por novas tecnologias.

Terceiro, porque, ao se adotar modelos operacionais e organizacionais mais ágeis - o que sempre demanda novas tecnologias – ganha-se  em melhores serviços aos cidadãos e menores custos da ação governamental.

Necessidades das pequenas e médias prefeituras

Para poder atender à sociedade de forma adequada, as pequenas e médias prefeituras têm as mesmas necessidades de sistemas que as maiores, em um ambiente cada vez mais aberto:

Necessidade das mesmas tecnologias:

• Cada vez mais, as necessidades de uso da TI (principalmente na Administração Pública) estão voltadas para a integração operacional, tanto interna quanto com os agentes externos e a comunidade.
• Neste sentido, a pequena e a média prefeitura necessitam das mesmas tecnologias que as de maior porte.
• São necessárias tecnologias de comunicação em tempo real, de disponibilização de informações abrangentes, de conexões com centros de conhecimento, de integração entre diversas instituições:

Maior dificuldade relativa para manter a infraestrutura de tecnologia e sistemas de informações:

• Os problemas de gestão do ambiente tecnológico são os mesmos que os as prefeituras de maior porte (segurança, acessos, backups, gerenciamento de redes etc.).
• No entanto, em geral, esses problemas acabam por ter que ser gerenciados com menos recursos humanos e financeiros:

Necessidade de operar com sistemas múltiplos tão integrados quanto os dos grandes municípios destacando-se, entre outros:

Cada um desses blocos representa uma oportunidade de saltos de eficiência, reduções de custos, reduções de tempos de resposta e de aumento do nível de serviços à comunidade.

Focalizando os Sistemas Integrados Administrativos na figura acima, abrem-se múltiplas demandas:

Compartilhamento de serviços, processos e plataformas tecnológicas entre prefeituras

Analisando as alternativas tradicionais de informatização, as pequenas e médias prefeituras podem adotar:

Considerando que as pequenas e médias prefeituras precisam de soluções tecnológicas compatíveis com seu porte e necessidades, todas as alternativas apresentadas são limitadas e problemáticas.  Uma alternativa correta para pequenos e médios municípios tem como diretriz fundamental o compartilhamento de serviços, processos, sistemas e infraestrutura tecnológica.

Com uma solução compartilhada entre dezenas ou mesmo centenas de municípios, é possível a uma prefeitura, mesmo de menor porte, ter soluções de gestão e operação de nível comparável às utilizadas pelas prefeituras de maior porte. Em termos de processos e sistemas de informações, a pequena e média prefeitura podem então atender a sociedade em condições de igualdade com as maiores, proporcionando aos cidadãos os melhores serviços possíveis por meio de tecnologia da informação, considerando ainda as economias de escala em todas as áreas relacionadas: telecomunicações, acesso à internet, equipamentos, redes etc.

Vantagens da integração

Na realidade, não há como um município pequeno, e mesmo médio, reunir recursos financeiros, técnicos e humanos para dar conta da demanda que se impõe no avanço no novo mundo da sociedade digital. A única saída possível é a adoção de soluções compartilhadas.

Ao fazer parte de novas plataformas tecnológicas que os serviços compartilhados podem proporcionar, pequenas e médias ganham oportunidades e benefícios como: